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Verantwortungen im Managementsystem

Zu den Geschäftsprozessverantwortungen sind bereits unter der Seite " Prozessverantwortungen" entsprechende Hinweise gegeben.

Im Folgenden noch einige Ausführungen zur Gesamtverantwortung für das Managementsystem und die Rolle der verschiedenen Beauftragten.

Gesamtverantwortungen für das Managementsystem:

• Die Einhaltung der internen oder externen Vorgaben kann immer nur in Linienverantwortung erfolgen. Nur der Personenkreis in der Organisation, der auch disiziplinarische Maßnahmen ergreifen kann, kann letztlich durchsetzen, dass diese Vorgaben eingehalten werden oder dass das betroffene Personal die Organisation verlässt.

• Die Verantwortung für die Richtigkeit der Prozessbeschreibungen liegt beim jeweiligen Prozessverantwortlichen, es ist aber unabdingbar, dass es eine zentrale Koordinationstelle (Stabsstelle) gibt, die einerseits darüber wacht, dass die Prozessbeschreibungen auch aktuell gehalten werden, andererseits auch dafür Sorge trägt, dass das Wissen über neue oder geänderte Forderungen an die Prozessverantwortlichen weiter gegeben wird.

Diese Koordinationsfunktion muss von einer Person wahrgenommen werden, die die Fähigkeit besitzt, das Gesamtsystem überblicken zu können und die dem Gedanken der Teamarbeit aufgeschlossen ist, da Sie die Arbeit der sogenannten "Beauftragten" in Hinblick auf Systemforderungen zusammenführen muss.

Mit Implementierung der ersten Qualitätsnormen wurde diese Aufgabe in der Regel dem Qualitätsmanager zugewiesen. Da es heute weitere Systemnormen gibt, kann es sich dabei auch um den Umweltmanager, den Arbeitssicherheitsbeauftragten oder einen anderen "Beauftragten" handeln. Wichtig ist nur, dass diese Person die zuvor genannten Anforderungen erfüllt und eine direkte Anbindung an die Unternehmensführung erfolgt ist. Die ISO 9001 lässt auch zu, dass es sich dabei um eine externe Person handelt.

Die Rolle der "Beauftragten" in einer Organisation:

Jede Organisation ist, nicht zuletzt verstärkt auch aus gesetzlichen Vorschriften resultierend, in zunehmendem Umfang damit konfrontiert, sogenannte "Beauftragte" benennen zu müssen. Die nachfolgende Aufstellung ist ein Auszug aus dem von PWMP gepflegten Industriemodell und stellt eine, sicherlich nicht vollständige, Übersicht von Beauftragten dar.

Jeder dieser "Beauftragten" ist Spezialist auf seinem Fachgebiet. Sie/Er kennen/kennt die externen Forderungen, die auf diesem Fachgebiet an die Organisation gestellt werden. Damit diese Beauftragten kein "Eigenleben" innerhalb der Organisation entwickeln, ist es die Aufgabe der zentralen Koordinationsstelle (diese kann z. B. als Managementsystem-Beauftragte/r" bezeichnet werden), dafür Sorge zu tragen, dass der Informationsfluß zwischen diesen Beauftragten und den jeweils betroffenen Fachbereichen geregelt abläuft. Dazu wird z.B. im Geschäftsprozess "Dokumentenmanagement" eine einheitliche Regelung zur Überwachung und Implementierung derartiger Forderungen getroffen.

Eine gute Übersicht mit Quellhinweisen zu Beauftragten finden Sie auf dieser Webseite. Für die Inhalte dieser Webseite ist PWMP nicht verantwortlich.

Welche Haftungsaspekte ggf. zu beachten sind, kann diesem pdf-Dokument entnommen werden.

Stand: 22.02.2012