Prozessdokumentation
Gestalten Sie Ihre Prozessdokumentation so, dass Sie jederzeit und problemlos weitere
interne oder externe Anforderungen integrieren können.
Egal wie Sie Ihre Prozesse dokumentieren und wie tief Sie dabei in Details einsteigen, der folgende Grundsatz sollte immer eingehalten werden:
Die Prozessbeschreibung ist ausschließlich für die intern ausführenden Personen bestimmt.
Deshalb muss diese immer auf den aktuellen Wissensstand der ausführenden Person und auf deren Zugriffsmöglichkeiten ausgerichtet sein. Mindestens folgende Regeln sind dabei zu beachten:
- Handelt es sich um spezifische auftrags-/produktbezogene Informationen, sollten diese auch Bestandteil der Auftragsdokumente sein und stehen damit der ausführenden Person bei Auftragsausführung vor Ort direkt zur Verfügung. Ob im Papierform oder am Bildschirm ist von den Möglichkeiten der einzelnen Organisation abhängig.
- Handelt es sich um auftrags-/produktübergreifende Informationen, sollten diese im unmittelbaren Umfeld der ausführenden Person verfügbar sein, auch hier entweder in Papierform oder ein einem Bildschirm. Hier ist selbstverständlich zu gewährleisten, z.B. durch entsprechende Schulungsmaßnahmen, dass die ausführende Person auch weis, dass die Information benötigt wird und wo sie zu finden ist.
- Informationen, die die Gesamtorganisation betreffen, sind grundsätzlich wie Pos. 2 zu behandeln.
Die Organisation selbst bestimmt, welche Hilfsmittel zur Dokumentation eingesetzt werden und welche Prozessstruktur zur Anwendung kommen soll.
Hilfsmittel die zur Dokumentation der Prozessbeschreibungen eingesetzt werden können sind u.a.:
- CAQ-Systeme
- Prozessdatenbanken wie z.B. WissIntra, WiMap
- Work-Flow-Programme wie z.B. Visio, Q.wiki
- Explorer-Struktur wie z.B. nebenstehendes Bild
Selbstverständlich legt jede Organisation ihre Prozessstruktur selber fest. Hierzu gibt es keine von außerhalb festgelegten Vorgaben. Oft wird von einer Prozesspyramide gesprochen, bestehend aus Handbuch, Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen. Mit Umstellung der Systemnormen auf die "High-Level-Struktur" und dem verstärkte Einsatz von Datenbanken zur Prozessdarstellung kommen zusätzliche bzw. andere Begriffe wie Prozessstruktur und Prozessbeschreibung ins Spiel. Auch hier gilt, jede Organisation legt ihre Begriffswelt selber fest. Im Folgenden ein Beispiel für eine solche Struktur:
- Ebene: Prozesslandschaft: Dieses beinhaltet die Festlegung der erforderlichen Führungs-, Haupt- und Nebenprozesse. Bereits hier sollte darauf geachtet werden, dass die Anzahl dieser Prozesse möglichst nicht die Zahl 20 übersteigt.
- Ebene: Prozessbeschreibung: Hier wird der Prozessablauf festgelegt, im Folgenden an zwei Beispielen beschrieben:
- Personalmanagement: Startpunk Personalbedarfsplanung; Endpunkt Personalbetreuung nach Austritt
- Beschaffung externer Ressourcen: Startpunkt: Materialbedarfsplanung; Endpunkt: Wareneingang ist freigegeben
3. Ebene: Prozessdetails: Sofern nicht bereits in der 2. Ebene erfolgt, können hier Ausführungsdetails beschrieben werden.
Die Grenzen zwischen diesen Ebenen sind selbstverständlich fließend, was auch für die Begriffswelt zutrifft.
- Ein Handbuch wie wir es aus der Vergangenheit kennen, ist zwischenzeitlich keine explizite Forderung mehr, die Inhalte werden in jeden Fall durch die Dokumentation der 1. und 2. Ebene abgedeckt.
- Verfahrensanweisungen entsprechen in der Regel der Dokumentation der 2. Ebene.
- Bei Arbeitsanweisungen handelt es sich um die Beschreibung der Ausführungsdetails. Diese können bei einem Einsatz von Datenbanken Bestandteil der Beschreibungen über alle Ebenen sein, aber auch als "mitgeltende Dokumente" vorliegen.
- Herstellanweisungen und/oder Auftragsdokumente sind zwar auch Bestandteil des Managementsystems, sie werden aber in der Regel in PPS-Systemen wie SAP oder Infor-LN erstellt und verwaltet.
Ob bei Ihnen vor Ort oder via Bildschirm, nutzen Sie mein Know-How zur schnellen und sicheren Festlegung einer Grundstruktur für Ihre Prozessdokumentation. Selbstverständlich schließt das auch Inhalte ein, dass Rad muss doch nicht immer neu erfunden werden. Viele Sachthemen sind heute Standard und müssen lediglich dem individuellen Sprachgebrauch angepasst werden. Deshalb kann ich auch zu vielen Sachthemen Standarddokument bzw. -dateien zur Verfügung stellen. Nutzen Sie diese Möglichkeit um Zeit und Geld zu sparen.
